Privatlivspolitik

Hvem Bilflow er

Bilflow er en dansk SaaS-platform for bilforhandlere. Vi hjælper forretninger med overblik over bilens rejse fra modtagelse til klargøring og salg. Denne politik beskriver, hvordan Bilflow behandler personoplysninger i forbindelse med website, onboarding, kontooprettelse og brug af selve platformen.

Hvilke personoplysninger vi behandler

Vi behandler kun oplysninger, der er relevante for at levere, sikre og supportere Bilflow. Det omfatter typisk:

• Kontaktoplysninger som navn, arbejds-e-mail, telefonnummer, virksomhed og rolle.
• Konto- og loginoplysninger som bruger-ID, invitationsstatus, adgangsroller, loginhistorik og sikkerhedshandlinger.
• Kommunikation i forbindelse med onboarding, support, driftsspørgsmål og anden relevant dialog.
• Tekniske og driftsrelaterede oplysninger, der bruges til sikkerhed, fejlfinding og stabil drift, for eksempel tidspunkt for login eller systemhændelser knyttet til kontoen.

Hvorfor vi behandler personoplysninger

Vi bruger oplysningerne for at kunne levere Bilflow som tjeneste og drive platformen ansvarligt. Det omfatter blandt andet at:

• oprette og administrere brugerkonti, roller og adgang
• sende nødvendige service-, drifts- og sikkerhedsmeddelelser
• hjælpe med onboarding, support og kundedialog
• beskytte platformen mod misbrug, uautoriseret adgang og driftsforstyrrelser
• overholde relevante juridiske, regnskabsmæssige og sikkerhedsmæssige krav

Brugerkonto og loginoplysninger

E-mailadresse og brugerkonto er nødvendige for at bruge Bilflows tjenester og apps. Uden en gyldig konto kan vi ikke give adgang, sende invitationer, nulstille adgangskode eller levere sikkerhedsrelaterede beskeder om kontoen.

Bilflow sender kun konto- og adgangsrelaterede e-mails til kendte brugere, inviterede brugere eller kontaktpersoner, der er direkte knyttet til en konto eller en konkret onboarding- eller supportproces.

Drifts- og servicerelateret kommunikation

Når du har en aktiv konto eller er registreret kontaktperson for en kunde, kan Bilflow sende e-mails, der er nødvendige for brugen af tjenesten. Det kan for eksempel være kontoaktivering, invitationer, adgangskodereset, sikkerhedsvarsler, relevante ændringer i tjenesten eller vigtig driftsinformation. Disse beskeder udsendes typisk som følge af brugeraktivitet, kontoændringer eller andre konkrete hændelser i Bilflow.

Bilflow sender kun transaktionelle e-mails relateret til brugen af systemet. Eksempler er login, invitationer, opdateringer på opgaver og systemnotifikationer.

Disse e-mails er ikke almindelige nyhedsbreve. De bliver sendt, fordi de er nødvendige for login, sikkerhed, support eller den daglige drift af Bilflow.

Valgfrie notifikationer og præferencer

Valgfrie notifikationer administreres i appen under brugerindstillinger. Her kan brugeren selv slå ikke-nødvendige notifikationer til eller fra, afhængigt af hvilke funktioner og flows organisationen bruger. Når Bilflow sender valgfrie notifikationer via e-mail, indeholder de også en mulighed for at afmelde den pågældende type besked.

Opbevaring, sletning og lukning af konto

Vi opbevarer personoplysninger, så længe kontoen er aktiv, eller så længe oplysningerne er nødvendige for at levere tjenesten, yde support eller beskytte platformen. Hvis du ikke længere vil bruge Bilflow, kan du stoppe med at bruge tjenesten og bede om at få lukket eller slettet din konto.

Når en bruger ikke længere anvender Bilflow, og kontoen er lukket, ophører e-mailkommunikationen som udgangspunkt. Vi kan dog opbevare eller bruge visse oplysninger i en begrænset periode, hvis det er nødvendigt af hensyn til lovkrav, bogføring, sikkerhed, dokumentation eller normale backup- og gendannelsesprocesser.

Deling med databehandlere og tjenesteudbydere

Bilflow kan bruge betroede tjenesteudbydere til hosting, infrastruktur, e-maillevering, driftsovervågning og support. De må kun behandle oplysninger efter vores instruks og kun i det omfang, det er nødvendigt for at levere eller beskytte tjenesten.

Vi sælger ikke personoplysninger til tredjepart.

Sikkerhedsforanstaltninger

Vi arbejder med rimelige tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, herunder adgangsstyring, logning, løbende overvågning og beskyttelse af data under overførsel. Vi begrænser adgangen til oplysninger til personer og systemer, der har et sagligt behov.

Ingen internetbaseret tjeneste kan love absolut sikkerhed, men vi tager misbrugsforebyggelse og ansvarlig drift alvorligt og forbedrer løbende vores praksis.

Dine rettigheder og kontakt

Afhængigt af din relation til Bilflow og den gældende lovgivning kan du have ret til indsigt, rettelse, sletning, begrænsning eller indsigelse mod behandlingen af dine personoplysninger. Mange Bilflow-brugere anvender platformen gennem deres arbejdsgiver eller en kundekonto, så visse henvendelser kan også skulle koordineres med kontoens administrator.

Hvis du har spørgsmål om privatliv, data eller kontolukning, kan du kontakte os på mail@bilflow.dk.

Mere om Bilflows e-mailhåndtering

Hvis du vil vide mere om, hvilke e-mails vi sender, hvordan valgfrie notifikationer fungerer, og hvordan vi arbejder med ansvarlig udsendelse, kan du læse vores e-mailpolitik.